Jumat, 30 Januari 2009

BAB 6 LOKASI DAN LAY OUT KANTOR

BAB 6
LOKASI DAN LAY OUT KANTOR

SUPENDI
06701020

1.Yang saya ketahui tentang pemilihan lokasi kantor adalah
Kantor yang terletak di daerah strategis akan mudah dikunjungi dan didatangi oleh klien/konsumen atau masyarakat penggunanya jasanya. Dalam menentukan lokasi kantor ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Quible (1996) menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain: Faktor Keuangan, faktor Operasional, faktor Karyawan.
Sedangkan Terry (Dalam Gie, 2000) faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih lokasi kantor adalah: Corak gedung, fasilitas gedung, dekatnya kantor dengan perusahaan, biaya, Stabilitas penyewa, flexiblelitas ruangan, Penerangan dan ventilasi, Bebas dari kotoran dan suara gaduh
Sementara itu Prajudi (1982) dalam memilih lokasi kantor menyatakan faktor yang perlu diperhatikan antara lain faktor: Lingkungan tetangga, dekatnya dengan kantor bagian lain, harga atau sewa ruangan, dekatnya dengan pasar tenaga kerja, jalan keluar/masuk karyawan (lalu lintas antar pegawai), Keamanan.
Sedangkan Moekijat (1989) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb: Letak, kelayakan, pertimbangan keuangan, fisik.
Sementara itu Saphier (1987) menulis ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:Kualitas gedung, Dekat dengan pusat industri/bisnis, citra Lingkungan. Selain itu Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan, nilai aestetic, fasilitas dan biaya.menjadi faktor pendukung lainnya.



2.Seberapa pentingkah faktor keamanan dalam memilih kantor bila dihubungkan dengan kondisi Indonesia saat ini (2006)
Penentuan kantor di mana dan dijalan apa atau dipusat perkantoran mana sangatlah diperlukan. Seorang manejer kantor perlulah memahami bahwa lokasi kantor merupakan salah satu faktor yang penting bagi kelancaran kegiatan perusahaan/organisasi. Kantor yang terletak di daerah strategis akan mudah dikunjungi dan didatangi oleh klien/konsumen atau masyarakat penggunanya jasanya. Tetapi belum tentu tempat strategis tersebut memiliki gaktor keamanan yang tinggi. Factor keamanan merupakan factor utama dalam memilih lokasi kantor.

3.Bila saya diminta menentukan lokasi kantor, metode yang saya pakai adalah metode biaya karena dalam melakukan segala sesuatu kita pasti membutuhkan biaya. Metode biaya tersebut adalah dengan membandingkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan nantinya setelah gedung tersebut ditempati. Macam biaya yang akan dikeluarkan nantinya tergantung pada jenis usaha yang dilakukan. Biaya dapat dikelompokkan atas:
•Material cost (direct, indirect)
•Labor cost (direct, indirect)
•Overhead cost
Metode ini menggunakan peramalan biaya sebagai faktor penentunya. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung kantor dibandingkan, kantor yang memiliki biaya paling kecil, disanalah organisasi/perusahaan berkantor.

4.Saya pernah melihat kantor yang landscape di polban khususnya jurusan administrasi niaga yaitu di ruangan kepala jurusan dan diruangan dosen-dosen. Menurut pendapat saya hal tersebut sangat bagus sekali karena
1.Para pegawai akan merasa nyaman dan betah berkerja
2.Stres dapat dikurangi.
3.Noisy jauh lebih berkurang.
4.Meningkatnya kenyamanan kerja
5.Penggunaan ruang yang lebih dari kantor tertutup
6.Biaya lebih kecil untuk partisi, pintu, pemanas, dekoarasi, pencahayaan dan pelayanan lain
7.Biaya pemeliharaan lebih kecil
8.Kemudahan pengawasan.
9.Komunikasi dan rangkaian kerja tetap terpelihara
10.Mesin-mesin dan peralatan dapat digunakan secara bersama-sama.
11.Flexible terhadap perubahan tata ruang
12.Bangkitnya partisipasi dan kebersamaan kerja, karena komunikasi lebih medah dilakukan.
13.Kinerja pegawai akan meningkat.

5.Hubungan faktor Cahaya, warna, suara dan udara dengan lay out terbuka adalah
Faktor-faktor tersebut merupakan sebahagian dari penentu ergonomic tidaknya suatu kantor.
BAB 5
MENGELOLA STAFF

SUPENDI
06701020

1. Untuk memotivasi pegawai teori yang saya pakai adalah
teori Maslow’s Hierarchy of Needs karena teori tersebut mendasarkan pendekatan atas factor-faktor kebutuhan dan kepuasan individu yang menyebabkannya bertindak dan berprilaku tertentu. Selain itu, teori ini juga memusatkan perhatian pada factor-faktor dalam diri orang yang menguatkan, mengarahkan, mendukung dan menghentikan prilakunya dan factor itu adalah kebutuhan. Jadi seorang pegawai dapat termotivasi di dalam bekerja jika kebutuhan yang dia inginkan tercapai. Kebutuhan yang lebih tinggi baru akan muncul jika kebutuhan yang dibawahnya telah terpenuhi. Kebutuhan-kebutuhan tersebut antara lain, psikological need, safety and security needs, belongingness needs, esteem needs, self actualization needs.

2. Hubungan teori motivasi dengan godaan seksual adalah
Jika disuatu perusahaan memiliki masalah mengenai godaan seksual terhadap pegawainya maka bisa dipastikan motivasi pegawai tersebut untuk bekerja di perusahaan tersebut menjadi hilang karena godaan seksual yang dialaminya.
Cara mengatasinya harus adanya kebijakan ataupun peraturan dari perusahaan untuk memecat orang-orang yang melakukan tindakan tersebut.

3. Yang harus dilakukan untuk mengurangi nepotisme adalah
Dibuatkannya suatu peraturan ataupun kebijakan dari manager SDM bagaimana tata cara penerimaan karyawan baru ataupun mengenai promosi jabatan, sehingga dengan adanya suatu peraturan maka kecenderungan seseorang dalam suatu perusahaan untuk melakukan nepotisme akan berkurang.

4. Di tempat kuliah saya nepotisme itu sendiri masih ada karena masih membudayanya sifat toleransi sesame orang dekat, sehingga masih adanya keiinginan untuk memberikan pekerjaan kepada sanak saudara, teman, tetangga dan lain sebagainya.

5. Cara mengendalikan pegawai yang suka merokok adalah
Dengan cara memberikan pelatihan kepada para pegawai mengenai dampak yang ditimbulkan akibat dari merokok dan jika ada diantara pegawai tersebut beralasan bahwa dengan rokoklah dia bisa semangat dalam melakukan pekerjaan maka perusahaan dapat menyediakan suatu ruangan bagi para perokok aktif tersebut sehingga karyawan yang tidak merokok (perokok pasif) tidak terkena dampaknya.

6. Program pengembangan yang akan saya lakukan jika pegawai kantor saya memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik adalah dengan memberikan pengembangan dengan berbagai cara sebagai berikut: pegawai diberi kesempatan untuk mengidentifikasi permasalahan yang sedang berkembang, member kesempatan kepada karyawan untuk membuat kebijakan sendiri, menyediakan akses informasi yang cukup, mendelegasikan tugas yang penting kepada karyawan, menggali ide dan saran dari karyawan, memandang karyawan sebagai partner yang strategis, melibatkan karyawan dalam penentuan standard an ukuran, menetapkan kebijakan open door communication. Serangkaian cara diatas dapat dilakukan secara bertahap supaya dapat mencapai hasil yang optimal, dan dapat membangun kesadaran anggota organisasi akan pentingnya proses pemberdayaan sehingga perlu adanya komitmen dari anggota terhadap organisasi


PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR

PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR


1. Berikan contoh real cara mengukur salah satu pegawai kantor, seperti : Sekretaris atau Receptionis ?
Cara mengukur kinerja sekretaris/receptionist dengan menggunakan catatan waktu, misalnya seberapa cepat dan tanggap ia dalam menerima/menangani tamu, mengangkat dan menangani telepon, membuat janji dengan klien dsb.

2. Berikan contoh dan metode yang anda gunakan dalam menyederhanakan arus kerja?
Langkah 1 : Ambil Data
Surveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada, termasuk sub-sub sistem pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa,…Catatlah semua fakta yang ada.
Langkah 2 : Analisa
Analisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan symbol-simbol yang ada pada flow chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da method, data flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.
Langkah 3 : Tentuka Metode
Tentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru) dsb.
Langkah 4 : Implementasikan
Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap demi tahap, sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
Langkah 5 : Evaluasi
Secara periodic lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.

3. Dapatkah anda memberi alasan pembagian kerja mana yang paling banyak dipakai di perusahaan? Kenapa?
Pola pembagian kerja gabungan, karena pada pola gabungan ini para karyawan tidak bergantung sepenuhnya pada kinerja karyawan sehingga setiap departemen dapat menyesuaikan pola pembagian kerja sesuai dengan yang dibutuhkan.

4. Ada berapa cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian, terangkan dan beri contoh lainnya?
a. Mobile Unit (unit-unit bergerak)
Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Contohnya, apabila bagian produksi membutuhkan tenaga kerja dan kebetulan pada bagian marketing para karyawan tidak memiliki kerja yang terlalu berat. Kemudian sebagian para karyawan marketing membentuk mobile unit untuk membantu bagian produksi sampai permasalahannya terselesaikan, dan kemudian mobile unit membubarkan diri dan kembali ke bagian marketing.
b. Sentralisasi kegiatan kantor
Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kesepakatan pegawai berkerja. Contoh, bagian administrasi.
c. Cyling (penebaran menurut waktu)
Pegawai kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Contoh, pegawai PLN yang biasa menerima pembayaran listrik berdasarkan daerah.
d. Back Log
Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa. Contoh, Dokter UGD, Dokter Spesialis.
Lembur
Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawai di luar jam normal. Contohnya, karyawan pabrik.
e. Partime
Cara ini cukup fleksibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya, mahasiswa partime di Restoran siap saji.
f. Seheduling
Adalah menjadwal kegiatan pegawai tentang penentuan waktu urutan pegawaian kapan dimulai dan kapan berakhir. Contohnya, pegawai pabrik yang dibagi ke dalam shift.

5. Diskusikan dengan teman anda usaha-usaha apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus anda?
 Dukungan dari Direktur
Dalam memotivasi pegawai administrasi niaga agar daapt menigkatkan kinerjanya.
 Komintmen Pegawai
Komintmen pegawai administrasi dalam pekerjaannya, karena komitmen sangat berpengaruh bagi setiap pegawai.
 Tujuan/ sasaran Produktivitas
Pegawai harus mengetahui tujuan utama dari Direktur harus menjadi yang terdepan.
 Partisipasi Pegawai
Semua pegawai harus memberikan partisipasinya dlam pekerjaan yang dijalankan.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar